7.1 Innkjøpsfullmakt- og ansvar
Kommunedirektøren har det øvste ansvaret for kommunen sine innkjøp, og at dei til ei kvar tid skjer etter gjeldande regelverk. Kommunedirektøren definerer roller og avgjer plassering av innkjøpsrelatert myndigheit internt i organisasjonen.
Tenesteleiarane har delegert innkjøpsansvar innan si resultateining. Vidare kan leiaren gje innkjøpsfullmakt til dei som treng det. Det skal utarbeidast ein skriftleg oversikt over kven som har innkjøpsfullmakt. Det skal likevel ikkje vere tvil om at det faktiske innkjøpsansvaret på ei eining ligg hjå tenesteleiaren. Eventuell inngåing og oppfølging av rammeavtalar per eining, er tenesteleiarane sitt ansvar, jf. administrativt delegasjonsreglement.
Kommunen sin innkjøpskontakt er kommunen sitt kontaktpunkt inn mot OFA og ev. andre relevante aktørar innanfor innkjøp som fagområde. Innkjøpskontakten er ikkje formelt involvert i alle kommunen sine innkjøp, men kan gje fagleg støtte ved behov.
Kommunedirektøren er ansvarleg for alle innkjøpsprosessar som gjeld driftskostnadar og investerings-kostnadar, med mindre anna er særskilt presisert i det enkelte prosjekt. For alle tilbodskonkurransar/ avtalar vil det vere utnemnt ein kontaktperson, f.eks. tenesteleiar, avdelingsleiar eller fagleiar. Denne personen har ansvar for ein stor del av konkurransen og oppfølging av den.
7.2 Varemottak og kontroll
Ved varemottak skal vara kontrollerast mot pakksetel og at vara ikkje har tydelege skader som kan gi grunnlag for reklamasjon. Ved kontroll av pakksetel skal det sjekkast at det er samsvar mellom levert, bestilt og oppført vare og mengde på pakksetel. Dersom leveransen har vesentlege feil eller manglar, skal leverandøren gjevast melding om dette så fort som mogleg.
Den som har tinga vara er ansvarleg for å kontrollere at faktura stemmer med pakksetel. I dei situasjonar der det ikkje er konkrete varer som levert, til dømes straum, telefon, skal det kontrollerast at fakturaen verkar rimeleg. Ved feil i fakturaen skal det utan opphald takast kontakt med leverandør slik at feilen skal rettast gjennom kreditnota eller ny korrigert faktura.
7.3 Attestasjon og tilvising
Det er kommunestyret som gjev kommunedirektør tilvisingsmynde for den kommunale forvaltninga. Kommunedirektøren har høve til å delegere denne mynde vidare. Hovudregelen er at leiarane for einingane har tilvisingsmynde.
Alle som har tilvisingsmynde har automatisk attestasjonsmynde, men dei kan ikkje både attestere og tilvise på same bilag. Ingen skal i noko høve attestere eller tilvise beløp til seg sjølv eller til andre som dei er i eit slikt forhold til som er omtala i forvaltningslovas § 6 (inhabilitet). I slike høve tilviser kommunedirektør for tenesteleiarar og ordføraren for kommunedirektøren.
7.3.1 Attestasjon
Attestasjon av ein faktura vil seie attestasjon av fakturaen i økonomisystemet og kontroll av at:
- Vara/tenesta er levert/utført og priskontrollert
- Originalfaktura ligg føre
- Vara/tenesta ikkje er betalt tidlegare
- Fakturaen er rett kontert
Feilaktig innkjøp og utbetalingar som skyldast grov uaktsemd frå den som attesterer kan medføre økonomisk ansvar.
7.3.2 Tilvising
Tilvising av ein faktura vil seie kontroll av at:
- Det er budsjettdekning for summen (innanfor netto ramma)
- Beløpet er rett i forhold til avtalar, kontraktar, bestillingar osv.
- Fakturaen er tilstrekkeleg dokumentert, f.eks. i form av fakturagrunnlag/vedlegg
- Nødvendig attestasjon er utført
- Alle rutinar er fylgd.
Feilaktig innkjøp og utbetalingar som skyldast grov aktløyse frå den som tilviser kan medføre økonomisk ansvar.