Innkjøpsreglement

5.1 Lov forskrifter og tilhøyrande rettlaiarar

Krava til offentlege innkjøp er regulert i «lov om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven)», samt i «forskrift om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften)». Lova gjeld alle statlege organ og etatar, fylkeskommunane og kommunane, samt for offentlegrettslege organ, som til dømes underselskap/verksemder som er eigd og kontrollert av ein kommune. Ein vil og vise til rettleiaren til forskrifta, som er eit nyttig verktøy som utdjupar og eksemplifiserer reglane i forskrifta.

5.2 Grunnleggjande prinsipp for offentlege anskaffingar

Anskaffingslova § 4 legg til grunn følgjande grunnprinsipp:

Forholdsmessigheitsprinsippet
Konkurranseprinsippet
Likehandsamings- og ikkje-diskrimineringsprinsippet
Forutsigbarheitsprinsippet (forutberegnelighetsprinsippet)
Etterprøvbarheitsprinsippet

Desse er omtala i dei neste avsnitta.

5.2.1 Forholdsmessigheitsprinsippet

Kommunen skal gjennomføre konkurransen på ein måte som står i forhold til anskaffinga sin art, omfang, verdi og kompleksitet. Med andre ord så vil krava til korleis kommunen skal gjennomføre konkurransen auke proporsjonalt med den berekna verdien på innkjøpet. F.eks. så bør kommunen kontakte fleire leverandørar viss den berekna verdien er kr 1 mill. ekskl. mva. enn om den er kr 100.000 ekskl. mva., sjølv om begge desse summane er innanfor del 1 i anskaffingsforskrifta.
     
 

5.2.2 Konkurranseprinsippet

Over terskelverdiane (1,3 mill. og over) vert konkurranseprinsippet teke omsyn til ved at kommunen kunngjer konkurransen. Under terskelverdiane (mellom kr 100.000 og 1,3 mill. ekskl. mva.) må kommunen sørge for konkurranse om kontrakten ved å gjere oppdraget kjent for eit rimeleg antal leverandørar, eksempelvis gjennom ein frivillig kunngjering av konkurransen, eller ved å hente inn tilbod frå minimum tre leverandørar (gjerne fleire enn tre, spesielt dess større anskaffinga er, eller dess meir kompleks den er).      

5.2.3 Likebehandlings- og ikkje-diskrimineringsprinsippet

Kommunen skal sikre at alle leverandørar vert handsama likt gjennom heile anskaffingsprosessen (likehandsaming). Dette inneberer også at all informasjon som vert gjort tilgjengeleg for éin leverandør, også vert gjort tilgjengeleg for dei andre leverandørane, til same tid, for å unngå at leverandøren som fekk informasjonen først får eit konkurransefortrinn.

Kommunen skal ikkje handsame leverandørar ulikt på bakgrunn av nasjonalitet eller lokal tilhøyrsle (ikkje-diskriminering). Prinsippet om ikkje-diskriminering er mest aktuelt for anskaffingar kor kommunen kunngjer konkurransen nasjonalt eller innanfor EØS (primært anskaffingar over 1,3 mill.), som igjen avgrensar kommunen sin moglegheit til å vele lokale leverandørar berre på bakgrunn av lokalt nærvær og/eller ønskje om å støtte lokalt næringsliv. Merk at det ikkje er slik for anskaffingar under terskelverdiane.     
 

5.2.4 Prinsippa om forutsigbarheit og etterprøvbarheit

Prinsippet om forutsigbarheit inneberer at anskaffingsprosessen skal vere forutsigbar for leverandør-ane, og skal sikre openheit om alle stadium i prosessen. Prinsippet skal og gjere det mogleg for leverandørane å vurdere om dei vil delta i konkurransen, og at dei skal kunne stole på at dei angjevne opplysningane i konkurransen vert følgt. Dette fordrar at konkurransen er klar og tydeleg, særleg knytte til følgjande forhold:

• Kva anskaffinga gjeld.
• Korleis konkurransen vert gjennomført. 
• Kva for krav som gjeld for leverandøren.
• Kva for kriterium som vert lagt til grunn for val av leverandør.
• Omfang og lengde på kontrakten.
   

Kravet om etterprøvbarheit tek i vare leverandøren sin rettssikkerheit og skal gjere det mogleg, både for leverandørar og eventuelle tredjepartar, å sjekke om kommunen har følgt reglane for konkurransen og dermed opptredd på ein måte som forvaltar samfunnet sine ressursar effektivt. Dette inneberer og at kommunen må kunne dokumentere kva som har skjedd i anskaffingsprosessen og kva for avgjersler som er teke i den. Leverandørar, ålmenta eller tredjepartar, skal også kunne få innsyn i dokument som kan vise korleis anskaffingsprosessen er gjennomført, for å kontrollere at kommunen har følgt regelverket, gitt at reglane i offentleglova tilsei at dei har rett på innsyn.    
 

5.3 Hovudgrupper for offentleg anskaffingar

Lova regulerer kjøp i følgjande hovudgrupper:

• Anskaffingar mellom kr 100.000 og 1,3 mill. ekskl. mva. (del 1 i forskrifta).
• Anskaffingar over kr 1,3 mill. ekskl. mva. opp til EØS-terskelverdiane (del 1 og 2 i forskrifta).
• Anskaffingar over EØS-terskelverdiane.
   

Desse gruppene, i tillegg til anskaffingar under kr 100.000, vert omtala i dei neste avsnitta. Viss terskelverdiane vert endra før dette reglementet vert oppdatert neste gong, får kommunedirektøren fullmakt til å gjere ei redaksjonell endring av beløpa utan at reglementet må opp til politisk handsaming.
 

5.3.1 Kjøp av varer og tenester under kr 100.000 ekskl. mva

Lova gjeld ikkje når verdien på innkjøpet (varer, tenester, bygge- og anleggskontrakt mv.) er under kr 100.000 ekskl. mva. Likevel gjeld grunnprinsippa om at offentlege innkjøp skal vere rasjonelle, transparente og sikre like vilkår for interessentar. 

Innkjøp mellom kr 15.000 og kr 100.000 ekskl. mva. (lokal regel)

For Bygland kommune skal ein, så framt det er føremålstenleg, undersøke prisar frå fleire leverandørar dersom den berekna verdien på innkjøpet overstig kr 15.000 ekskl. mva. Det er elles ikkje krav om protokoll eller anna dokumentasjon på slik prisinnhenting.  

Innkjøp under kr 15.000 ekskl. mva.

For Bygland kommune er det ikkje eit krav å undersøke prisar frå fleire leverandørar dersom den berekna verdien på innkjøpet er under kr 15.000 ekskl. mva.     

5.3.2 Kjøp av varer og tenester mellom kr. 100.000 og 1,3 mill. ekskl. mva

Når verdien på innkjøp(-et) overstig kr 100.000 får del 1 i forskrifta verknad.

Dersom verdien overstig kr 100.000 skal det førast anskaffingsprotokoll (denne kan vere enkel, lenke til malar finn ein i delkapittel 5.5 i dette reglementet). Denne skal beskrive alle vesentlege forhold og viktige avgjersler gjennom heile anskaffingsprosessen. Grunnen til dette er mellom anna at ein skal sikre konkurranse, som er eit av grunnprinsippa i lova. Ein er altså pliktig å innhente prisar og tilbod frå fleire leverandørar. Det er ikkje eit krav om kunngjering for innkjøp under nasjonal terskelverdi på 1,3 mill.  

Dersom estimert verdi overstig 500.000,- må ein også innhente skatteattest (gjeld norske leverandørar). Det kan stillast miljøkrav, arbeidsmiljøkrav, krav om at verksemda har lærlingar og liknande. Det er og ein føresetnad at leverandøren har sentral godkjenning i aktuell tiltaksklasse, i dei tilfelle kor dette er relevant for anskaffinga. 

For meir detaljar om dette, viser ein til anskaffingsforskrifta (del 1) med tilhøyrande rettleiar (kap. 9).
 

5.3.3 Kjøp over nasjonal terskelverdi (1,3 mill.) og opp til EØS-terskelverdiar

Når verdien av anskaffinga er mellom nasjonal terskelverdi og EØS-terskelverdiar  (sjå fotnote), får forskrifta del 1 og 2 verknad, som m.a. vil seie at ein må følgje prosedyren for open anbodskonkurranse, som igjen vil seie at konkurransen vert kunngjort i Doffin (nasjonal database for kunngjering av offentlege anskaffingar).

 Anskaffingsprotokoll er og eit krav, på lik linje som i del 1 i forskrifta. For meir detaljer om dette, sjå anskaffingsforskrifta (del 1 og 2) og tilhøyrande rettleiar (kap. 9 og 10). kap. 9).

5.3.4 Kjøp over EØS-terskelverdiar

Del I og III i lova får verknad når verdien overstig EØS-terskelverdiar. Her er det særleg strenge reglar, m.a. når det gjeld kunngjering. 

Konkurransen vert kunngjort i Doffin og TED (database for kunngjering av offentlege anskaffingar innanfor EØS).

5.4 Andre lover, reglement, planverk og rettleiarar som er relevante for innkjøp

• Rettleiar om etiske krav i offentlege innkjøp, 2009.
• Rettleiar for kontraktsoppfylging av offentlege anskaffingar. 
• Regjeringa sin handlingsplan for miljø- og samfunnsansvar i offentlege innkjøp.
• Offentleglova.
• Forskrift om løns- og arbeidsvilkår i offentlege kontraktar. 
• Økonomireglement for Bygland kommune.
• Delegeringsreglement for Bygland kommune.
• Etikkreglement for Bygland kommune. 
• Strategisk informasjonsplan for Bygland kommune.
• Retningsliner for habilitet for Bygland kommune.
• Kommuneplanen sin samfunnsdel for Bygland kommune.
• Handlings- og økonomiplan for Bygland kommune.
• Årsbudsjett for Bygland kommune.