Innkjøpsreglement

6.1 Berekne verdien på anskaffinga

Kommunen må foreta ein forsvarleg vurdering av verdien på anskaffinga for å vurdere om anskaffinga kommer over eller under dei aktuelle terskelverdiane, og følgjeleg kva for reglar som gjeld. Verdien vert berekna på grunnlag av den samla betalinga ekskl. mva. Den eksakte verdien vil ikkje være kjent på tidspunktet for berekninga, men viss kommunen er i tvil om verdien, bør den take høgde for det i fastsetjinga av anslaget.  Om tilboda i etterkant ligger over terskelverdiane vil ikkje kommunen kunne klandrast, såframt den har utført ei forsvarleg skjønnsvurdering. Viss tilboda ligg høgt over anslaga, kan det likevel kunne bli reaksjonar.
    

Det vil vere rasjonelt å bruke første verdianslag som utgangspunkt for summen som vert sett av i budsjettet til den aktuelle anskaffinga.
 

6.2 Prosedyrane open og avgrensa tilbodskonkurranse (kjøp over 1,3 mill. ekskl. mva)

Ved ein open tilbodskonkurranse kan alle interesserte leverandørar gi tilbod. Dette er ein eitt-trinns prosedyre kor kommunen må vurdere og evaluere alle tilboda som kjem inn. 

Ved ein avgrensa tilbodskonkurranse  kan alle interesserte leverandørar levere førespurnad om å delta i konkurransen. 

Dette er ein to-trinns prosedyre kor kommunen første gjer ein prekvalifisering, kor berre dei leverandørane som oppfyller kvalifikasjonskrava, vert invitert av kommunen til å deltake i konkurransen og kunne gi tilbod. 

6.3 Utarbeiding av konkurransegrunnlag

Omfanget av konkurransegrunnlaget vil variere avhengig av type innkjøp og storleiken på innkjøpet. 

Lovverket set klare premiss til kva konkurransegrunnlaget skal innehalde. konkurransegrunnlag blir berre utarbeidd for anskaffingar over kr. 100.000 ekskl. mva.

6.4 Utlysing og fristar

Lov og forskrift om offentlege innkjøp gir reglar om korleis ein skal kunngjere innkjøp. Følgjande reglar gjeld:

Nasjonal kunngjering: Ved kjøp av varer og tenester over nasjonal terskelverdi (1,3 mill.), men lågare enn EØS-terskelverdiane (sjå § 5-3 i anskaffingsforskrifta), skal innkjøpet kunngjerast i Doffin.

EØS-kunngjering: Ved kjøp av varer og tenester over EØS-terskelverdiane, skal innkjøpet kunngjerast i Doffin- og TED-databasen. 

6.5 Innkjøpsprotokoll

I samsvar med lov om offentlege innkjøp skal det førast ein innkjøpsprotokoll over alle kjøp over kr 100.000. Protokollen skal beskrive alle vesentlege forhold og viktige avgjersler som gjennom heile innkjøpsprosessen. Dette for å dokumentere at innkjøpet er basert på konkurranse, og at krava til etterprøvbarheit og forutsigbarheit er teke omsyn til.

Omfanget av protokollen vil variere ut frå om anskaffinga høyrer til del I, II eller III i regelverket. Malar for anskaffingsprotokollar finn ein her (ekstern lenke). Kommunen kan og velje å nytte eigne malar, såframt dei tilfredsstillar krava i regelverket. 
 

6.6 Evaluering av tilbod, val av leverandør og eventuell klagebehandling

Innkomne tilbod skal liggje uopna til tilbodsfristen har gått ut. Tilbodsopninga skal skje av minst to representantar ved tidspunkt oppgitt i konkurransegrunnlaget.

Tilbod som vert levert etter fristen vert avvist. Leverandørar som ikkje oppfyller kvalifikasjonskrava, vert avvist med grunngjeving.

Evaluering av innkomne tilbod skal skje i tråd med dei tildelingskriteria som er gjeve i konkurranse-grunnlaget, og etter den relative vektinga som er opplyst om der. Berre informasjon som gjeng fram av konkurransegrunnlaget kan danne grunnlag for val av leverandør.

Etter val av leverandør, skal det gis skriftleg melding med grunngjeving til alle deltakarane som har vore med i konkurransen, og opplyse om frist for å kome med klage eller be om grunngjeving for valet (karenstid). Kontrakt må ikkje signerast før karenstida er gått ut og eventuelle klagar er handsama. For del 3 i regelverket skal karenstida vere minimum 10 kalenderdagar, rekna frå dagen etter kunngjering om val av leverandør (anskaffingsforskrifta § 25-2). Kommunen vurderer at ein må ha same karenstid for del 1 og 2 i regelverket også. 

6.7 Kontrakt

Inngåing av kontrakt er mest aktuelt for anskaffingar over kr 100.000 ekskl. mva. Det er ikkje krav om kontrakt om anskaffinga er mindre enn kr 100.000 ekskl. mva., med mindre dette er føremålstenleg for den aktuelle anskaffinga. Når leverandør er valt vert det laga ei kontrakt på anskaffinga som regulerer avtaleforholdet mellom partane. Kontrakten vert arkivert i kommunen sitt arkiv. Rettleiaren for kontraktsoppfylging av offentlege anskaffingar, framhevar følgjande punkt som bør vere inkludert i ei offentleg kontrakt:

• Beskriving av ytinga: Kva skal leverandøren levere.
• Pris: Pris på vara/tenesta, berekning av pris etc.
• Betaling: Når og korleis skal oppdragsgjevar betale for vara/tenesta.
• Varigheit: Varigheit bør regulerast ved langvarige kontraktar.
  • Ved store og/eller langvarige og komplekse kontraktar må det føreliggje ein framdriftsplan. 
• Levering: Stad og tidspunkt for levering av vara/tenesta.
  • Ved langvarige kontraktar kan det vere naturlig å leggje opp til trinnvise leveringar (ev. rapporteringar) i tråd med framdriftsplanen nemnt ovanfor.
• Klausul om løns- og arbeidsvilkår: I samsvar med forskrift om løns- og arbeidsvilkår § 5 – berre aktuelt for kontraktar med verdi over 2,05 mill. ekskl. mva.
• Mislighald: Kva skjer viss leverandøren ikkje leverer i tråd med kontrakten? Dette kan gjelde både om vara/tenesta er forseinka og om den ikkje held den avtalte kvalitet/omfang. Oppdragsgjevar vil kunne krevje erstatning, dagmulkt, etc., viss forseinkinga utelukkande skuldast forhold på leverandøren si side. 
• Oppseiing: Har noen av partane rett til å seie opp kontrakten, og i så fall på kva for vilkår?

Merk at dette ikkje er ei uttømmande sjekkliste. Dette er snarare punkter som absolutt bør vere i ei kontrakt om offentleg innkjøp. På generelt grunnlag, så er det også veldig viktig at kontrakten er så presist og konkret formulert som mogleg. Det må og leggjast til at omfanget av kontrakten vil variere ut frå kompleksiteten på anskaffinga. 
 

6.8 Offentlegheit og journalføring

Utgangspunktet er at dokumenta er offentlege, men det er tilgang til at tilbodsdokument og protokoll kan vere unntatt offentlegheit inntil val av leverandør er gjort. Etter dette er desse dokumenta offentlege, og unntak må ha særskilt heimel. Her kan for eksempel bestemmingane om teieplikt i § 13 i forvaltningslova, og/eller § 23, 1. ledd i offentleglova vere aktuelle heimlar. Merk at pris- og produktskjema er unnateke offentleg innsynsrett.  

Det vil vere god forvaltningsskikk å la aktuelle leverandørar få uttale seg om kva for opplysningar dei meiner bør vere unntatt offentlegheit. Kommunen skal likevel gjere ei sjølvstendig vurdering av om opplysningane ikkje skal vere offentlege.

Eventuelle munnlege opplysningar gjeve i samband med anskaffingsprosessen, som er av betydning for gjennomføringa av anskaffinga,  bør skrivast ned og journalførast. Dette er m.a. av omsyn til kravet om etterprøvbarheit, god internkontroll og offentleglova. 

6.9 Konsekvensar ved brot på innkjøpsregelverket

Klagenemnda for offentlege anskaffingar (KOFA), kan ilegge kommunen eit gebyr på inntil 15 % av verdien på anskaffinga viss nemnda vurderer det dit hen at kommunen har utført ei ulovleg direkte anskaffing. Ein kvar aktør kan melde mistanke om ulovleg direkte anskaffing inn for KOFA.